Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Muster)

Auftraggeber: der Mandant (Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Auftragnehmer: Bjoern Habegger Kommunikationsagentur Medienberatung & Coaching, Buchentalstr. 4, 97816 Lohr am Main (Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO)

§ 1 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung

1. Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Leistungen im Rahmen des Dienstes annibox: Entgegennahme von Dateien, Umwandlung in Markdown einschließlich lokaler Texterkennung (OCR), versionierte Speicherung des Ergebnisses sowie Bereitstellung über eine Programmierschnittstelle und eine lesende Schnittstelle zur Anbindung von KI-Werkzeugen (MCP, § 2).
2. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, konkret in der Bundesrepublik Deutschland. Eine Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und der Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO. Abrufe durch Systeme, die der Auftraggeber selbst verbindet (§ 2), sind keine Verlagerung durch den Auftragnehmer.
3. Die Laufzeit richtet sich nach dem Hauptvertrag. Dieser Vertrag endet automatisch mit dessen Beendigung.

Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

Der Auftraggeber entscheidet allein darüber, welche Dokumente er einstellt. Für die Zulässigkeit der Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte betroffener Personen ist er verantwortlich (Art. 24 DSGVO).

§ 2 Weisungsrecht und Kernzusagen

1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen dieses Vertrags und nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers, es sei denn, er ist unionsrechtlich oder mitgliedstaatlich zu einer Verarbeitung verpflichtet; in diesem Fall teilt er dies vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.
2. Weisungen erfolgen in Textform. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
3. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit und darf die Ausführung bis zur Bestätigung aussetzen (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
4. Kein Sprachmodell zur Textgenerierung. Der Auftragnehmer sichert zu, zur Erbringung der Leistung kein Sprachmodell einzubinden, das Texte erzeugt, zusammenfasst oder bewertet – insbesondere nicht von OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft oder Amazon. Die Umwandlung von Dateien und die Texterkennung bei Scans erfolgen ausschließlich lokal auf der eigenen Serverinfrastruktur.
5. Ein einziger ausgehender Aufruf, klar umgrenzt. Um Dokumente durchsuchbar zu machen, werden Textabschnitte an den AI Model Hub der IONOS SE übermittelt und dort in Zahlenvektoren umgerechnet (Verarbeitung in der Bundesrepublik Deutschland, Subprozessor nach § 5). Auf demselben Weg wird jede Suchanfrage umgerechnet, damit sie mit den Abschnitten verglichen werden kann. Übermittelt wird ausschließlich der Textabschnitt beziehungsweise der Suchtext, keine Konto-, Zugangs- oder Mandantendaten. Eine Textgenerierung findet dabei nicht statt. Suchanfragen werden vom Auftragnehmer nicht gespeichert. Auf Verlangen des Auftraggebers unterbleibt dieser Aufruf vollständig; er ist dafür je Auftraggeber einzeln abschaltbar und wirkt sofort für Ablage wie Suche. Die bedeutungsbasierte Suche steht dann nicht zur Verfügung, die Suche nach Wortlaut und alle übrigen Leistungen unverändert.
6. Anbindung einer KI auf Weisung des Auftraggebers. Der Auftraggeber kann eine KI seiner Wahl über die MCP-Schnittstelle mit seinem Datenraum verbinden. Mit dem Erzeugen eines dafür bestimmten Schlüssels – erkennbar an der ausdrücklich zu wählenden Berechtigung mcp, die kein anderer Schlüssel trägt – und dem Verbinden der KI weist er den Auftragnehmer an, Suchtreffer und angeforderte Dokumentinhalte an diese KI auszuliefern. Die Schnittstelle ist ausschließlich lesend; der Schlüssel kann auf einen Store beschränkt und jederzeit widerrufen werden. Der Anbieter der verbundenen KI ist kein Unterauftragsverarbeiter des Auftragnehmers im Sinne von § 5, sondern ein vom Auftraggeber gewählter Empfänger; eine damit verbundene Übermittlung in ein Drittland liegt in der Verantwortung des Auftraggebers. Die Zusage „kein Sprachmodell zur Textgenerierung“ betrifft die Leistung des Auftragnehmers, nicht eine vom Auftraggeber verbundene KI.
7. Kein Modelltraining. Auftragsdaten werden zu keinem Zeitpunkt verwendet, um KI-Modelle zu trainieren, zu evaluieren oder zu verbessern, weder für den Auftragnehmer noch für Dritte. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken des Auftragnehmers findet nicht statt.
8. Keine Originaldateien auf Vorrat. Die hochgeladene Ursprungsdatei wird nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert wird das Umwandlungsergebnis nebst technischen Metadaten und einer Prüfsumme. Für die Dauer der Verarbeitung wird die Datei in der Datenbank zwischengelegt, damit ein Neustart keinen Auftrag verliert; mit dem Ende des Auftrags wird sie gelöscht.
9. Pull statt Push. Der Auftragnehmer greift nicht selbsttätig schreibend auf Systeme des Auftraggebers zu. Der Abruf erfolgt durch den Auftraggeber.

§ 3 Vertraulichkeit

1. Der Auftragnehmer setzt zur Verarbeitung ausschließlich Personen ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und mit den einschlägigen Datenschutzvorgaben vertraut gemacht wurden (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).
2. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.

§ 4 Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Der Auftragnehmer trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen. Der aktuelle Stand ist unter annibox.de/toms veröffentlicht und Bestandteil dieses Vertrags als Anlage 1.
2. Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Der Auftragnehmer darf sie anpassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen werden dokumentiert.

§ 5 Unterauftragsverarbeitung

1. Der Auftraggeber erteilt die allgemeine Genehmigung für die im Verzeichnis unter annibox.de/subprozessoren aufgeführten Subprozessoren (Anlage 2).
2. Beabsichtigte Änderungen teilt der Auftragnehmer mindestens 30 Tage im Voraus in Textform mit. Der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist aus datenschutzrechtlich sachlichem Grund widersprechen. Lässt sich der Einwand nicht ausräumen, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zu.
3. Der Auftragnehmer verpflichtet Subprozessoren vertraglich auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), und setzt ausschließlich Subprozessoren mit Verarbeitung in der Bundesrepublik Deutschland ein.
4. Nebenleistungen ohne Bezug zu Auftragsdaten (etwa Telekommunikation, Reinigung, Wartung ohne Datenzugriff) gelten nicht als Unterauftragsverarbeitung.

§ 6 Rechte betroffener Personen

1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, Anträgen betroffener Personen nach Kapitel III DSGVO nachzukommen (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO).
2. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragnehmer, leitet dieser das Anliegen unverzüglich an den Auftraggeber weiter und erteilt selbst keine Auskunft über Auftragsdaten.
3. Berichtigung, Einschränkung und Löschung einzelner Daten nimmt der Auftragnehmer nur auf Weisung des Auftraggebers vor.

§ 7 Unterstützungspflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO

1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der Pflichten zur Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei vorherigen Konsultationen der Aufsichtsbehörde.
2. Meldung von Schutzverletzungen: Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber jede ihm bekannt gewordene Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis mit – einschließlich Art der Verletzung, betroffener Datenkategorien, wahrscheinlicher Folgen und ergriffener Gegenmaßnahmen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde obliegt dem Auftraggeber.

§ 8 Nachweise und Kontrollrechte

1. Der Auftragnehmer weist die Einhaltung der Pflichten aus diesem Vertrag auf Anfrage in geeigneter Weise nach, vorrangig durch aktuelle Dokumentation der Maßnahmen, Selbstauskunft oder Nachweise seiner Subprozessoren.
2. Der Auftraggeber ist berechtigt, sich nach rechtzeitiger Ankündigung zu üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebsablaufs von der Einhaltung zu überzeugen, auch durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Dritten, der kein Wettbewerber sein darf.
3. Prüfungen erfolgen in einem für beide Seiten zumutbaren Umfang. Bei Vor-Ort-Prüfungen auf Veranlassung des Auftraggebers kann der Auftragnehmer den Aufwand nach Vereinbarung berechnen.

§ 9 Datenschutzbeauftragter und Kontaktstelle

Kontaktstelle für Datenschutzfragen beim Auftragnehmer:
Bjoern Habegger, Buchentalstr. 4, 97816 Lohr am Main, datenschutz@bjoern-habegger.de
Änderungen der Kontaktstelle werden unverzüglich mitgeteilt.

§ 10 Löschung und Rückgabe nach Beendigung

1. Nach Beendigung des Auftrags löscht der Auftragnehmer sämtliche Auftragsdaten oder gibt sie – nach Wahl des Auftraggebers – zurück (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Die Wahl ist bis spätestens 30 Tage nach Vertragsende mitzuteilen.
2. Die Rückgabe erfolgt als Export des gespeicherten Markdowns nebst Metadaten in einem gängigen, offenen Format.
3. Die Löschung erfolgt vollständig und kaskadierend innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende bzw. nach erfolgter Rückgabe. Sie wird auf Verlangen schriftlich bestätigt.
4. In den turnusmäßigen Sicherungskopien sind gelöschte Daten noch bis zu 14 Tage enthalten; danach laufen die Sicherungen automatisch aus. Ein gezielter Eingriff in bestehende Sicherungen erfolgt nicht. Für diesen Zeitraum sind die Daten in der Verarbeitung eingeschränkt und werden ausschließlich zur Wiederherstellung nach einem Zwischenfall verwendet.
5. Unberührt bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Betroffene Daten werden für die Dauer der Aufbewahrung in der Verarbeitung eingeschränkt.

§ 11 Haftung

Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen richtet sich die Haftung nach den Regelungen des Hauptvertrags.

§ 12 Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform; das gilt auch für die Abbedingung dieses Formerfordernisses.
2. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.
3. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag gehen die Regelungen dieses Vertrags in datenschutzrechtlichen Fragen vor.
4. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Anlagenverzeichnis

• Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen: annibox.de/toms
• Anlage 2 – Verzeichnis der Subprozessoren: annibox.de/subprozessoren