Gehostet in Deutschland · Kein Sprachmodell zur Textgenerierung
Euer Dokumentenbestand wird zur gepflegten Datenquelle.
Die Akten liegen längst da – als Scan, als Word-Datei von 2011, in einem Ordner, den niemand mehr sortiert. Wir erschließen diesen Bestand und halten ihn durchsuchbar, für eure Anwendungen und für eure Leute.
verarbeitet 1.198
davon per OCR 417
Dubletten 63
nicht verarbeitbar 23
Nicht verarbeitbar, mit Grund:
Bebauungsplan_1997.pdf
nur Bilddaten, Auflösung zu gering
Anlage_C.zip
Archiv – Freigabe erforderlich
Protokoll_alt.doc
beschädigt, Datei nicht lesbar
Beispielhafte Darstellung. Entscheidend ist die letzte Zeile: was nicht geht, steht mit Grund im Bericht – es verschwindet nicht.
Der Unterschied
Ein leeres Ergebnis ist ein Fehler, keine leere Seite
Das ist die Falle bei Dokumentenbeständen: ein Werkzeug meldet „1.284 Dateien verarbeitet", und vierhundert davon sind leer, weil niemand gemerkt hat, dass es Scans waren. Der Bestand sieht erschlossen aus und ist es nicht. annibox behandelt ein leeres Ergebnis deshalb als Fehler mit Begründung – lieber eine sichtbare Liste mit dreiundzwanzig Problemfällen als eine stille Lücke.
Wir nehmen den Bestand entgegen, legen die Datenräume an und fahren ihn durch – mit Bericht, welche Dateien welchen Weg genommen haben.
OCR läuft lokal und nur bei Dateien, die zu wenig Text liefern. Gemischte Dokumente behalten ihren digitalen Text; nur die eingescannten Seiten kommen dazu.
Neue und geänderte Dateien kommen dazu, versioniert. Gleiche Bytes erzeugen eine neue Version, kein Duplikat – die Ablage wächst nicht durch Wiederholung.
Danach
Was ihr mit dem Bestand tun könnt
Bedeutung und Volltext zusammen: „Bebauungsplan beschlossen" findet die Stelle auch dann, wenn im Text „Satzungsbeschluss" steht – und ein Aktenzeichen findet es wörtlich. Jeder Treffer nennt Dokument und Abschnitt.
Der Bestand liegt als Standard-Markdown und ist über eure eigenen Schlüssel abrufbar. Welches KI-Werkzeug ihr darauf setzt, entscheidet ihr – und ihr könnt es wechseln, ohne den Bestand neu aufzubauen.
Für wen
Wer damit anfängt
Gutachten, Pläne und Stellungnahmen aus zwanzig Jahren, die bei jedem neuen Projekt wieder gesucht werden.
Niederschriften, Vorlagen und Satzungen – oft als Scan, oft die einzige Quelle.
Die feststellen, dass das Modell nicht das Problem ist, sondern die Datenlage darunter.
Das Angebot
Erstbestand und Betreuung
- Übernahme und Sichtung des vorhandenen Bestands
- Datenräume nach eurer Ordnung, nicht nach unserer
- Vollständiger Bericht, inklusive der Dateien, die nicht gehen
- Zugang für eure Leute und Schlüssel für eure Systeme
- Fester Umfang an Nachlieferungen je Monat
- Nachfassen bei Dateien, die beim ersten Lauf hängen blieben
- Tägliche Sicherung, vierzehn Tage Aufbewahrung
- Größere Nachläufe und Sonderformate nach Aufwand
Einen Ordner-Anschluss, der Änderungen und Löschungen von sich aus meldet, gibt es nicht. Nachlieferungen laufen heute betreut – ihr stellt bereit, wir fahren sie durch. Der automatische Anschluss entsteht am ersten echten Bestand, weil erst dort feststeht, woran er sich orientieren muss.
Kontakt
Bestand besprechen
Schreib uns, worum es geht: ungefährer Umfang, überwiegende Formate, und ob viel eingescannt ist. Wir melden uns mit einer Einschätzung zu Aufwand und Laufzeit – und sagen es, wenn sich der Bestand nicht lohnt.